Tahap-Tahap Penanganan Informasi
Sesungguhnya, makin pentingnya peranan informasi dalam pengelolaan suatu oranisasi dalam lingkungan masyarakat informasional merupakan "Produk" Sebab-akibat. Faktor pemicunya ialah makin majunya masyarakat karena berbagai faktor seperti pendidikan,demokratisasi politik, pembangunan ekonomi yang membawa serta berbagai macam permasalahan yang bentuk, jenis, dan intensitasnya berbeda dari masa-masa sebelumnya. Akibatnya antara lain ialah respons yang diberikan oleh para pakar, ilmuwan, dan ahli teknologi yang berupaya untuk menciptakan berbagai instrumen baru untuk memecahkan berbagai permasalahan baru tersebut karena instrumen lama dirasakan dirasakan dan bahkan ternyata tidak ampuh lagi. Hasilnya ialah terobosan di bidang teknologi informasi, baik dalam arti perangkat kerasnya, perangkat lunaknya, dan "perangkat otak"nya (brainware -nya). Perkembangan tersebut memungkinkan ditempuhnya dalapan tahap penting dalam penanganan iformasi, yaitu:
- penciptaan informasi
- pemeliharaan saluran informasi
- penerimaan informasi
- penyimpanan informasi
- penelusuran informasi
- penggunaan informasi, dan
- penilaian kritis dan umpan balik.
Penciptaan Informasi
teori informatika menekankan bahwa agar benar-benar mampu meberikan dukungannya kepada proses pengambilan keputusan manajerial dan agar aplikasinya tepat, informasi yang dibutuhkan oleh suatu organisasi harus memenuhi persyaratan kelengkapan, kemuktahiran, kehandalan, terolah dengan baik, tersimpan dengan rapi, dan mudah ditelusuri dari tempat penyimpanannya apabila diperlukan. Perssyaratan-persyaratan tersebut hanya mungkin terpenuhi apabila data, yang merupakan bahan baku untuk informasi, digali dari sumbe-sumber yang tepat dan dengan mutu yang tinggi. Teori ini perlu mendapat penekanan karena, seperti dimaklumi, data tidak mempunyai nilai intrinsik dalam proses pengambilan keputusan. Oleh karena itu data yang dikumpulkan dari berbagai sumber memerlukan pengelolaan lebih lanjut agar sifatnya berubah menjadi informasi yang memiliki nilai sebagai alat pendukung proses pengambilan keputusan. Pentingnya identifikasi dan pengenalan sumber-sumber informasi yang pantas dan layak digarap semakin relevan untuk diperhatikan karena disamping lebih menjamin bahwa data yang dikumpulkan untuk diolah bermutu, tinggi juga karena proses penciptaan informasi tersebut harus diupayakan agar berlangsung dengan tingkat yang tinggi.
Pemeliharaan Saluran Informasi
telah umum diketahui bahwa salah satuperkembangan pesat yang terjadi dalam era informasi dewasa ini ialah terjadinya "perkawinan" anatar teknologi komunikasi dengan teknologi informasi. Akibatnya makin banyak saluran penyampaian informasi dari satu pihak kepada pihak lain, misalnya dari sumber informasi kepada penggunaanya. Itulah yang dimaksud dengan saluran informasi multimedia. Baik secara eksternal dan internal, saluran tersebut dapat berupa (a)selalu melalui komunikasi lisan, (b)seluran dengan menggunakan tulisan, (c)komputer satuan-satuan kerja dalam organisasi yang on-line dengan komputer utama (mainframe), (d)saluran telepon, (e)teleks, (f)faksimile dan (g)electronic mail. Walaupun tidak semua organisasi mutlak menggunakan semua saluran tersebut, karena tergantung pada banyak faktor-seperti jarak, lokasi, persyaratan kecepatan penyampaian informasi, dan berbagai faktor lainya-yang jelas ialah bahwa berbagai saluran tersebut tersedia dan pemilikannya pun dewasa ini tidak lagi memerlukan biaya yang besar.
Seleksi dan Transmisi Informasi
tidak semua satuan kerja dan tidak semua otrang yang terdapat dalam satu organisasi memerlukan informasi yang sama. Misalnya, satuan kerja yang menangani kegiatan produksi memerlukan informasi yang berbeda dari informasi yang dibutuhkan oleh satuan kerja yang menangani sumber daya manusia. Dengan perkataan lain. informasi yang dimiliki oleh organisasi perlu diseleksi oleh berbagai pamakai informasi tersebut. Berarti mengetahui informasi apa yang dikirim kepada siapa dan untuk kepentingan apa menjadi sangat penting. Slah satu ramifikasi pandangan diatas ialah pentingnya kemampuan memilih dan menggunakan sarana transmisi informasi yang tepat.
Penerimaan Informasi Secara Selektif
jika diatas telah ditekankan pentingnya kemampuan memilih informasi apa yang akan disampaikan kepada siapa dan untuk kepentingan apa, berarti penerima informasi pun perlu memiliki kemampuan untuk melakukan seleksi. Kemampuan pengguna untuk melakukan seleksi penting supaya (a) hanya informasi yang relevan dengan misi, fungsi, dan tugas yang diambilnya, (b)biaya transmisi dapat ditekan serendah mungkin, (c) pengguna tidak memikul beban pemeliharaan yang sesungguhnya tidak diperlukan.
Penyimpanan Informasi
sebagai salah satu daya strategi dalam organisasi, informasi yang telah terkumpul dan terolah dengan baik perlu disimpan dengan sebaik mungkin. Kegiatan penyimpanan informasi sangat penting karena pengalaman menunjukkan bahwa tidak semua informasi yang dimiliki digunakan segera. Oleh karena itu informasi yang telah diolah dengan mengeluarkan biaya tertentu jangan sampai hilang atau sukar ditelusuri apabila diperlukan.
Pengunaan Informasi
sekarang ini umat manusia sudah berada diera informasi, hal itu berarti bahwa informasi sudah menyatu seluruh segi kehidupan dan penghidupan baik pada tingkat individual,tingkat kelompok, dan tingkat organisasi.
